首先，要準備制作裝箱單、發票、合同、申報要素和海關報關單等所需要的各項內容，包括收發貨人信息、貨物品名、用途、材質、規格、外形照片、包裝方式和件數、尺寸、毛重凈重、嘜頭標記、貿易方式、價格、運費、保險、貨幣單位、境內貨源地、境外目的地以及合同號和發票號等，此外，還要向物流方索要貨物進倉單，掌握貨物進倉時間、進倉地點、進倉費用以及最后的到貨時間等，針對商檢類貨物還要提供生產廠家、生產日期、存放地點、到貨日期和發運日期等內容，以便用來上傳信息和制作文件，所有信息還需要中英或者中俄翻譯對照，以備使用，并符合國內外報關、清關等海關要求。

其次，相關出口產品需要準備好出廠合格證、檢驗證明、許可證等文件，正規合格證明上應注明：品名、型號、生產日期、制造廠商、質檢專用章等，車輛出口時會用到的許可證、備案證明、采購證明（授權證明）、3C認證等，其它車輛配件或者機械配件出口時，還有可能提供符合性證明、產品驗收報告等，部分文件需要單證人員向生產廠家或者檢測認證機構索要或者辦理，因辦理時長不同，操作人員要特別注意打好提前量，切不可在貨物臨出口時才去解決。

最后，確認所有單證和手續是否有時間限制，如果部分文件要求在有效期內使用，發貨方必須按照單證的規定時間將貨物出口到境外。此外，收貨方是否有隨車單證要求，務必提前將隨車文件提供完整，比如常規隨車附一套目的港清關使用的裝箱單、發票、合同、報關單、貨物編碼等，貨物從工廠出運前一并檢查仔細，并放在指定產品或者運輸工具內，同時，交待承運方不可遺失和使用。特別提醒，隨車文件必須經收貨方同意，才能隨貨一同出運，如對方沒有特別要求，絕不可將任何證明文件隨貨出運，否則將有可能影響收貨方或貿易方在目的港的清關、繳稅和海關查驗。

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